Zusammenarbeit mit freien Textern: Darauf kommt es an

Inhaltsverzeichnis

Die Zusammenarbeit mit Freelancern* ist in den USA weitverbreitet: 35 Prozent der dort arbeitstätigen Menschen sind in unabhängigen Beschäftigungsverhältnissen tätig. In Deutschland sind es dagegen nur 9 Prozent.

Über die Gründe, warum hierzulande nur wenige den Schritt in die Selbstständigkeit gehen, lässt sich lange diskutieren. In meinen Augen liegt es unter anderem an den existierenden Vorurteilen. Stichwort: Selbst und ständig. Je mehr sich diese auflösen, desto eher wird auch in Deutschland die Zahl steigen. Denn sowohl Auftraggeber als auch Freelancer profitieren von den losen Arbeitsverhältnissen.

Das gilt im Besonderen bei der Zusammenarbeit mit freien Textern. Sie sind flexibel, kostengünstig und bringen neue Ideen in die Kommunikation ein, um nur wenige Stichworte zu nennen. Damit sich diese positiven Versprechungen allerdings erfüllen, müssen im Vorfeld der Zusammenarbeit ein paar grundlegende Punkte erfüllt sein.

Disclaimer:

Der Beitrag bezieht sich auf die Zusammenarbeit mit freien Textern. Inwiefern die Tipps in abgewandelter Form auch auf andere Branchen übertragen werden können, kann ich aus meinen Erfahrungswerten heraus nicht beurteilen. 

* Aus SEO-Gründen wird in dem Text vorwiegend die männliche Version verwendet, auch wenn alle Geschlechter gemeint sind.

Den passenden Text-Freelancer finden

Trotz der vergleichsweisen geringen Zahl an Freelancern in Deutschland ist der Markt an potenziellen Auftragnehmern unüberschaubar groß. Vom Nischenthemen bis zum Bauchladen, vom AI-Content-Creator bis zum Gen Z-Spezialisten – allein im Bereich Texterstellung findet sich für nahezu jedes Thema und jedes Format der passende Partner. Doch wie die Nadel im Heuhaufen finden. 

Mein Tipp: Erst gar nicht danach suchen. Oder anders gesagt: Es kommt nicht darauf an, den perfekten Freelancer zu finden, sondern den richtigen. Denn auf dem Blatt Papier kann vieles stehen, am Ende kommt es auf die konkrete Zusammenarbeit mit dem freien Texter an.

Checkliste für die Auswahl eines freien Texters

Texter müssen keine tiefgreifenden Erfahrungen in Deinem speziellen Geschäftszweig haben. Ihre Profession lebt davon, dass sie sich schnell und gründlich in neue Themen einarbeiten können.

Von Vorteil ist es trotzdem, wenn Grundkenntnisse über die Branche vorhanden sind. Das erleichtert die Kommunikation, da die Herausforderungen des Marktes allen bewusst sind. Außerdem ist die Zielgruppe im besten Fall nicht vollkommen fremd. Das beeinflusst das Ergebnis positiv und spart am Ende Zeit und damit Geld.

Abseits etwaiger Branchenkenntnisse ist die Professionalität des Texters entscheidend. Ein umfassender Web-Auftritt, positive Kundenstimmen sowie Vorerfahrungen in Redaktionen, Agenturen und der Unternehmenskommunikation bieten dafür gute Anhaltspunkte. Gleiches gilt für Arbeitsproben und Zertifikate. Diese können beim Freelancer angefordert werden, sofern sie nicht auf der Website einsehbar sind.

Der Bundesverband Text und Konzept hat es sich darüber hinaus zur Aufgabe gemacht, ein Gütesiegel für freie Texter ins Leben zu rufen. Das Ziel: „Texter oder Texterin ist keine geschützte Berufsbezeichnung. Jeder darf sich so nennen, selbst wenn er oder sie jedes zweite Wort falsch schreibt. Wir setzen dem ein Bollwerk aus sprachlicher und konzeptioneller Kompetenz entgegen.“ Um dieses Versprechen erfüllen zu können, wird jeder Aufnahmeantrag von einer fünfköpfigen Jury auf die Kriterien Handwerk, Markterfolg, Qualität geprüft. Erst wenn sie ihr Go gibt, tritt die Mitgliedschaft in Kraft.

Checkliste für Text-Freelancer: Einschlägige Vorerfahrung, Professioneller Außenauftritt, Positive Kundenerfahrungen, Arbeitsproben gefallen

Die 5 besten Texter-Plattformen

Wo findest Du die passenden freien Texter für eine erfolgreiche Zusammenarbeit? Folgende Portale kann ich empfehlen:

Berufsverband Text und Konzept

Der Berufsverband Text und Konzept hat eine eigene „Textersuche“. Alle geprüften und aufgenommenen Freelancer haben hier ein Profil hinterlegt. Es gibt eine Freifeldsuche sowie eine Auflistung nach Leistung und Branche.

Verband der Gründer und Selbstständigen in Deutschland e.V. (VGSD)

Breiter aufgestellt ist der VGSD. Hier organisieren sich Selbstständige und Freelancer aller Colour – vom Advisor bis zum Zoom-Moderator. In der Datenbank mit über 2.400 Branchenprofilen der Mitglieder lässt sich detailliert nach passenden Partnern suchen. Die Aufnahme der Freelancer in die Übersicht ist an keine fachlichen Bedingungen geknüpft.

Junico

Bei Junico können angemeldete Unternehmen Jobs online stellen. Das System wählt anhand verschiedener Indikatoren potenzielle Bewerber aus und benachrichtigt sie per Mail.

Ich selbst habe seit wenigen Monaten ein Profil auf Junico, da ich die Philosophie dahinter unterstütze. So muss vor Aufnahme ein „Nice Person Agreement“ unterzeichnet werden. Darin verpflichtet sich jeder Freelancer, die zentralen Werte der Community wie Ehrlichkeit, Professionalität und Hilfsbereitschaft zu respektieren und einzuhalten.

Freelancermap

Freelancermap ist mit knapp 80.000 Profilen und über 12.000 offenen Stellen eine der größten Plattformen in Deutschland zur Vermittlung von Aufträgen. Laut eigenen Aussagen sollen bereits Projekte für Unternehmen wie Telekom, Daimler und Siemens umgesetzt worden sein.

Ähnlich wie bei Junico stellen auch bei Freelancermap Unternehmen Aufträge online, auf die sich infrage kommende Kandidaten bewerben können. Ich selbst besitze (noch) kein Profil auf Freelancermap. Von anderen Einzelunternehmern habe ich allerdings gehört, dass der automatisch generierte Fit zwischen Projektanforderungen und potenziellen Auftragnehmer gut sein soll.

Vicoland

Ganz neue Wege beschreitet Vicoland: Die Plattform vermittelt keine einzelnen Freelancer, sondern Teams aus freien Experten. So können auch größere Projekte gestemmt werden, ohne gleich eine ganze Agentur mit ins Boot zu holen.

Datensicherheit bei der Zusammenarbeit mit freien Textern

Überraschenderweise wird diesem Thema der Erfahrung nach wenig Priorität eingeräumt. Auftraggeber gehen häufig davon aus, dass die zur Verfügung gestellten Daten sicher auf dem Rechner des Auftragnehmers liegen. Doch Vorsicht: Soloselbständige, Freelancer und kleinere Unternehmen sind primäres Ziel von Cyber-Angriffen.

Es ist also mehr als nur gerechtfertigt, die Schutzvorkehrungen vor Auftragserteilung zu prüfen – auch wenn die grundsätzlichen Pflichten des Freelancers und Soloselbstständigen bereits durch die DSGVO geregelt sind:

Artikel 24 DSGVO: 1. Der Verantwortliche setzt unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um sicherzustellen und den Nachweis dafür erbringen zu können, dass die Verarbeitung gemäß dieser Verordnung erfolgt. 2Diese Maßnahmen werden erforderlichenfalls überprüft und aktualisiert. 2. Sofern dies in einem angemessenen Verhältnis zu den Verarbeitungstätigkeiten steht, müssen die Maßnahmen gemäß Absatz 1 die Anwendung geeigneter Datenschutzvorkehrungen durch den Verantwortlichen umfassen. 3. Die Einhaltung der genehmigten Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 oder eines genehmigten Zertifizierungsverfahrens gemäß Artikel 42 kann als Gesichtspunkt herangezogen werden, um die Erfüllung der Pflichten des Verantwortlichen nachzuweisen.

Wie diese Paragrafen mit Leben gefüllt werden, bleibt jedem selbst überlassen. Folgende Punkte erachte ich als unverzichtbar:

Checkliste Datenschutz: Aktuelles Betriebssystem, Installierte Firewall, Aktives Antiviren-Programm, VPN-Verschlüsselung

Um ganz auf Nummer sicher zu gehen, kann dem Auftragnehmer auch ein Gerät aus dem eigenen Haus zur Verfügung gestellt werden. Dieses ist an die IT des Unternehmens angebunden, sodass die Verantwortung für den Schutz der Daten übernommen wird. Allerdings muss in solchen Fällen das Thema Scheinselbstständigkeit genau im Auge behalten werden (siehe Punkt Scheinselbstständigkeit).

Das Briefing – die Grundlage jedes guten Texts

Ein gutes Briefing bildet die Grundlage für die fruchtbare Zusammenarbeit mit einem freien Texter. In dem Dokument werden die Anforderungen und Ansprüche an den Beitrag geklärt – egal ob Blog-Post, Case Study oder Unternehmensreportage.

Was sollte im Briefing stehen?

  1. Umfang, Deadline und Format
  2. Kurze Beschreibung des Inhalts
  3. An wen richtet sich der Text? Zielgruppe und Persona
  4. Problemstellung
  5. Zielstellung des Beitrags
  6. Nutzen für den Leser
  7. Mögliche Recherchequellen und weitere Inhalte
  8. Ansprechpartner mit Kontaktdaten

Je nach Content-Typ wird das Briefing um weitere Inhalte ergänzt. Beispielsweise ist es sinnvoll, bei einem Blog-Beitrag relevante Keywords mitzuliefern. Räume dem freien Texter in jedem Fall die Möglichkeit ein, Nachfragen zum Briefing zu stellen. Es spart eine Menge Zeit, wenn beide Seiten auf einer Linie sind und es keine Unklarheiten mehr gibt.

Kosten bei der Zusammenarbeit mit freien Textern

Die Frage nach dem Preis für die Zusammenarbeit mit einem freien Texter ist entscheidend. Und wie so oft gilt: es gibt keine genaue Antwort. Manche Texter bieten ihre Leistungen für einen Preis an, von dem sie nur durch Masse leben können. Andere sehen sich als Edelfeder und lassen sich entsprechend bezahlen. Beides hat seine Berechtigung. Nur so viel: Vergleiche mit dem Gehalt von Festangestellten, wie ich sie schon oft gehört habe, führen in die Irre. Das trifft schon allein deswegen zu, weil jeder Freelancer seine Sozialbeiträge komplett selbst zahlen muss. Einen Arbeitgeberanteil gibt es nicht.

Wichtig ist, dass Du Dir im Vorfeld klarmachst, welchen Zweck der Text verfolgt. Geht es um die Erfüllung reiner Kennzahlen aka drei Blog-Posts in zwei Wochen oder steht eine klare ROI-Erwartung im Fokus? Anders gefragt: Geht es um Masse oder Klasse?  

Wortpreis

Meiner Erfahrung nach arbeitet kein ernstzunehmender, professioneller Texter mit Wortpreisen. Denn die Reduzierung des Preises auf die Anzahl der Wörter vernachlässigt die Schritte vor und nach der Texterstellung. Die Themenfindung. Die Recherche. Das Einfühlen in die Zielgruppe.

Zugleich ist die Qualität eines Textes nicht an dessen Länge zu bemessen. Im Gegenteil: Knackige Artikel, die das Thema auf den Punkt bringen, sind wesentlich aufwendiger und wirkungsvoller. Sie ziehen die Leser in den Bann, indem sie von Satz zu Satz Aha-Momente erzeugen.

Aus diesem Grund lasse ich, wenn möglich, jeden Text mindestens eine Nacht liegen. Das ermöglicht einen frischen Blick auf das Geschriebene: Gibt es Dopplungen? Welche Füllwörter können wegfallen? Welche Passagen sind überflüssig? Jeder Text verlässt daher als gekürzte Version meinen Schreibtisch. Wortpreis-Texter würden sich bei einem solchen Schritt ins eigene Bein schneiden.

Stundensatz

Viele freie Texter bieten ihre Leistungen zu einem Stundensatz an. Auch hier ist die Varianz groß. Eine gute Richtschnur liefert der Marktmonitor des Berufsverbands Text und Konzept. Laut aktueller Ausgabe liegt der Mittelwert bei 90 Euro die Stunde.

Das sagt natürlich nicht viel darüber aus, wie viel am Ende ein Text kostet. So kann ein Texter, der 110 Euro kosten, nur zwei Stunden für einen Artikel benötigen. Ein anderer verlangt 60 Euro, braucht allerdings vier Stunden. In diesem Fall entpuppt sich der teurere Stundensatz als günstigere Lösung.

Aus diesem Grund sollte im Vorfeld immer ein Angebot anhand eines Briefings (siehe Punkt Briefing) angefordert werden. Seriöse Kalkulationen basieren dabei auf Maximalwerten. Im besten Fall wird es preiswerter, nicht teurer.

Eine detaillierte Stundenauflistung mit den geleisteten Tätigkeiten bildet die Grundlage für die Endabrechnung. So kannst Du direkt nachvollziehen, wofür wie viel Zeit investiert wurde.

Paketpreis

Paketpreise bieten sich bei standardisierten Produkten an. Ein Beispiel sind Website-Texte für Handwerker. Egal ob Maler, Schreiner oder Klempner – die Aufwände für die Recherche, die Konzeption und das Schreiben sind ähnlich.

Der ultimative Vorteil von Paketpreisen: Beide Seiten gehen ein geringeres Risiko hinsichtlich Zeit und Kosten ein.

Tools für eine effiziente Zusammenarbeit

Dank kollaborativer Tools kann mittlerweile von überall aus gearbeitet werden. Physische Treffen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer werden immer mehr zur Ausnahme, geschweige denn dass ein freier Texter ein Büro am Firmensitz bezieht.

Damit diese rein virtuelle Zusammenarbeit funktioniert, braucht es auf beiden Seiten entsprechende Tools:

Projektmanagement

Aufgaben lassen sich einfach und problemlos per Mail verteilen. Vorausgesetzt, das Projekt ist nicht sehr komplex oder auf eine lange Frist angelegt. Wenn doch, sollte ein Projektmanagement-System eingesetzt werden.

Viele verbreitete Tools wie Trello nutzen ein Kanban-Board. Spalten repräsentieren dabei die Stadien des Arbeitsprozesses. Jede Aufgabe wird als Karte einer entsprechenden Kategorie zugeordnet. Der Arbeitsfortschritt wird durch das Verschieben der Karte von links nach rechts über das Board visualisiert.

Nehmen wir einmal an, Du bist Content-Manager und Dein Team betreibt mit Hilfe von Externen einen Blog. Zur Erstellung von Inhalten fallen täglich neue Aufgaben an: Artikel müssen recherchiert, geschrieben und redigiert werden. Zugleich werden ältere Blog-Beiträge überprüft und aktualisiert sowie neue Themenideen entwickelt.

Ein Kanban-Board hilft dabei, dass alle – egal ob interne und externe Mitarbeitende – einen Überblick über die verschiedenen Aufgaben haben. Dafür wird jede Karte mit Thema, Deadline und verantwortliches Teammitglied versehen und der Kategorie „Noch offen“, „In Arbeit“ oder „Abgeschlossen“ zugeordnet. So weiß jeder im Team, welcher Artikel demnächst veröffentlicht wird, welche Themen anstehen und woran die anderen gerade arbeiten. Das verhindert Doppelarbeit. Zugleich kann sich jeder selbstständig eine neue Aufgabe zuweisen, sobald ein Task abgeschlossen ist.

Videokonferenz

Klar, Telefon und E-Mail sorgen auch für ortsunabhängigen Austausch. Trotzdem ist es etwas anderes, wenn der Kunde und der freie Texter sich sehen können. Allein, weil 93 Prozent der menschlichen Emotionen nonverbal und 7 Prozent verbal kommuniziert werden. Zweifel, Ärger oder Begeisterung lassen sich eher in einem Blick als in einer Antwort erkennen.

Es braucht also die Möglichkeit eines Austauschs von Angesicht zu Angesicht, auch wenn man an verschiedenen Orten sitzt. Vorhang auf für Videokonferenzsysteme. Durch Corona sind sie mittlerweile gang und gäbe. Im Grund sind sie einfach aufgesetzt: Anmelden, Termin erstellen, Link verschicken, fertig.

Allerdings werden manchmal auf Unternehmensseite aus Sicherheitsgründen bestimmte Systeme oder externe Teilnehmer gesperrt. Falls nicht schon bekannt, sollte das vorher mit der IT geklärt werden.

Stundenerfassung

Wird nach geleisteten Stunden und nicht nach Paket oder Wortpreis abgerechnet (siehe Punkt Kosten), dann ist eine vertrauenswürdige Erfassung der Zeiten unumgänglich. Der Freelancer dokumentiert damit, an welchem Tag welche Arbeit erfolgt ist und wie viele Stunden diese in Anspruch genommen hat. Egal ob gefordert oder nicht – ich lege jedem Kunden spätestens mit der Endabrechnung eine detaillierte Auflistung meiner Zeiten vor.

Tools dafür gibt es genügend. Ich nutze Papierkram. Das Buchhaltungsprogramm hat eine Stundenerfassung integriert. Jede vernünftige Excel-Tabelle tut es allerdings auch. Wichtig ist nur, dranzubleiben und gründlich zu sein.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Scheinselbstständigkeit ist einer der zentralen Fallstricke bei der Kooperation mit Freelancern. Zwar spielt sie in den Bereichen Marketing und Kommunikation keine allzu große Rolle. Dennoch sollten bestimmte Aspekte vor der Zusammenarbeit mit dem freien Texter geklärt werden, damit es am Ende kein böses Erwachen gibt.

Aber von vorne: Wie der Name schon sagt, liegt bei einer Scheinselbstständigkeit nur der Anschein einer freien Tätigkeit vor. Eigentlich handelt es sich um eine Festanstellung ohne entsprechenden Arbeitsvertrag. Und schon steht das Thema Schwarzarbeit im Raum – mit entsprechenden Folgen für beide Seiten. So müssen bei einem bestätigten Fall alle Sozialversicherungsbeiträge sowie die Lohnsteuer für die Dauer der Zusammenarbeit beglichen werden. Auch erhält der Freelancer den Status eines Angestellten mit allen daraus folgenden Rechten und Pflichten.

Wann genau eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, ist von Seiten des Gesetzgebers nicht genau geregelt. Folgende Punkte gilt es aber unbedingt zu vermeiden:

  • dem Freelancer wird vorgeschrieben, in welchem exakten Zeitrahmen er seine Aufgaben erfüllen soll (dazu zählen keine Deadlines, allerdings die Vorschrift, täglich von 8 Uhr bis 16 Uhr am Rechner zu sein)
  • vom Freelancer wird erwartet, dass er seinen Urlaub genehmigen lässt
  • allen Weisungen soll uneingeschränkt Folge geleistet werden
  • der Freelancer hat keinen Außenauftritt
  • der Freelancer ist nur für einen Auftraggeber tätig

Die Deutsche Rentenversicherung Bund, das zuständige Finanzamt oder Arbeitsgerichte prüfen, ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt. Auch können Auftraggeber und Auftragnehmer im Zuge eines Statusfeststellungsverfahrens freiwillig eine Prüfung beantragen, um Rechtssicherheit zu erhalten. 

Wer mehr zu dem Thema erfahren möchte, sollte sich Folge 201 des Freelancer-Podcasts anhören. Detailliert schlüsselt Carlos Frischmuth von der Personalberatung Hays die geltenden Regelungen auf und gibt praktische Tipps.

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Titelbild: suriya – stock.adobe.com

Autor des Blogs: Julius Leichsenring

Hi, ich bin Julius!

Irgendwas mit Medien war nie mein Ding. Ich wollte immer Schreiben. Das tat ich erst für Redaktionen, jetzt für Unternehmen aus dem technischen und industriellen Bereich.

In diesem Blog dreht sich daher alles um das geschriebene Wort in der Corporate Communication und im Marketing. 

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